„Wie hast Du das hinbekommen mit dem Minimalismus im Büro und der Digitalisierung?“
fragt Greta bei Artikelwünschen für 2022
Das war ein Prozess, der zwei Jahre gedauert hat, noch nicht zu Ende ist und in mehreren Etappen mit längerem Abstand zueinander vollzogen wurde. Und ebenso lang wird dieser Beitrag. Lehn Dich zurück und nimm Dir einen Kaffee!
Zum Hintergrund: Ich habe ein Arbeitszimmer in unserem Haus. Dort erledige ich Büroarbeiten, die meine Arbeit als Imageberaterin und Mediatorin mit sich bringt und schreibe natürlich auch Blogartikel dort. Ich bereite Termine vor und nach, kümmere mich um Buchhaltung und Steuererklärungen und was sonst noch anfällt, wenn man selbstständig ist.
In dem Zimmer stehen zwei Schreibtische als L zusammen. Den einen siehst Du auf dem Bild, auf dem steht mein Laptop. Auf dem anderen steht der Drucker. Der Rest vom anderen Tisch ist frei, weil ich dort Platz brauche, um zum Beispiel Seminarunterlagen zusammenzustellen.
Auf meinem Schreibtisch befinden sich grundsätzlich nur Dinge, die ich regelmäßig brauche. Zum Jahreswechsel beide Steuerordner, ansonsten nur einer. Weil ich alle Belege sofort abhefte, habe ich den gerne im Zugriff. Im Pultordner sind Unterlagen für Termine nach Tagen und Monaten sortiert. Wie Du an den pinkfarbenen Zetteln sehen kannst, bin ich Klebezettelfan.
Raus aus dem Raum, was nicht regelmäßig verwendet wird
Außer meinen beiden Schreibtischen und zwei verschließbaren Schränken mit Ordnern in sich und Schubladenboxen auf sich, befand sich bis Ende 2019 sich in meinem Rücken ein wandfüllendes Metallregal, was bis unter die Decke mit Büchern und Ordner gefüllt war.
Das riesige offene Regal hatte etwa 9 qm Fläche. Der Haken an der Sache war, dass sich dort viele Fachbücher angesammelt hatten, die nur selten oder nie wieder gebraucht werden. Als erstes habe ich die Bücher radikal aussortiert.
Stilbücher von 2001 braucht kein Mensch mehr und Make-up-Ratgeber von 2005 auch nicht. Ich habe Berge an Büchern ins Altpapier geworfen. Einige Bücher, die ich nicht mehr lesen werden, die aber aktuell und in gutem Zustand waren, habe ich in eine Büchertelefonzelle gelegt.
Maximal 0,5 qm Fläche an Büchern, die ich aufbewahren wollte, blieben über. Die habe ich in einen anderen Raum, in dem meine wenigen Bücher in einem geschlossenen Schrank stehen, ausgegliedert. Ich bewahre schon seit Jahren keine Belletristik mehr auf, die geht nach dem Lesen immer aus dem Haus. Bleiben dürfen nur Fachbücher, Kunstbücher und ganz wenige Erinnerungsstücke. Damit waren meine Bücher aus dem Büro entfernt.
Für den großen Teil der Fachliteratur zu Kommunikation, Psychologie, Moderation etc. haben wir im Kellerraum ein Regal leer geräumt (also im Klartext hat mein Mann Sachen entsorgt, die er nicht mehr braucht und dann war der Platz da – sowas wie gefühlte 100.000 leere CD-Hüllen, die man ja vielleicht noch brauchen könnte und so …).
Das Kellerregal mit tiefen Böden steht frei in den Raum hinein, so dass es von beiden Seiten befüll- und einsehbar ist. Tatsächlich brauchen wir einzelne dieser Bücher immer mal wieder und wenn ich den Raum im Keller dafür nicht hätte, wären sie in meinem Büro geblieben.
Zimmer schön machen
Als nächstes habe ich beschlossen, dass so ein deutlich verringertes Regal – es blieben gut 3 qm Regalfläche übrig mit teils freien Regalbrettern – und ein aufgeräumtes Büro frische Wandfarbe verdienen. Nach 16 Jahren kann man weiße Raufasertapete mal wieder streichen. Sieht gleich viel heller aus!
Ein neuer Bodenbelag wäre auch schön, aber der würde zu viele Folgekosten und Arbeit nach sich ziehen, wenn man kein Stückwerk mit anderen Räumen haben möchte. Frisch geweißte Wände mit neuen Bildern sind auch schon schön.
Sacken lassen
Bis Ende 2020 habe ich auf mich wirken lassen, wie es mir ohne die Bücher und mit dem vielen leeren Raum in dem Zimmer geht. Bestens ging es mir damit! Nur der Anblick der Ordner im Regal und der teils leeren Regalbretter, die sich nicht entfernen ließen, nervte mich.
Nach den Büchern waren die Ordner dran. Erst wurde im Keller Platz gemacht, indem ich dort alte Ordner entfernt habe. Steuerunterlagen und Kontoauszüge aus den 1990ern braucht kein Mensch mehr, oder? Ein Teil meiner Büroordner ging also ins Kellerarchiv, nachdem dort Platz geschaffen war.
Ende 2020 habe ich das alte Regal in Rente geschickt und mir stattdessen eine geschlossene Lösung gegönnt. Es sind einfache Metallschränke, aber sie sind tauglich. Teils. Leider passten die Ordner nicht so in die Schrankfächer, wie ich dachte (das angegebene Innenmaß ist nicht immer ausschlaggebend …), so dass ich weiter Ordner reduziere und ich noch etwa 2 qm benötigte Fläche eingespart habe. Die Lösung dafür lautete: Digitalisierung der laufenden Büroarbeit.
Einstieg in die Digitalisierung
Seit Januar 2021führe ich Akten, soweit es rechtlich möglich ist, nur noch digital. Unfassbar, was das seitdem schon an Ordnern, Platz für die Ordner, Papier und Tonerkartuschen gespart hat. Es ist, wie meistens bei sowas:
„Hätte ich das doch schon viel eher gemacht …“
Digitalisierung im Büro
Aber die Zeit muss reif dafür sein und die technischen Lösungen für Sicherungskonzepte müssen stimmen. Ich sichere die Daten bei zwei verschiedenen Anbietern in der Cloud – einmal laufend beim einen, einmal als Kopie davon alle sechs Stunden beim anderen, zusätzlich gibt es Datensicherungen auf Datenträgern von den wichtigsten Sachen. Papierunterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen, werden geschreddert.
Zweite Runde Ordner-Entmüllung
Neue Arbeitsprozesse digital zu führen, ist das eine. Das andere ist, was man mit den Papierbergen aus 50 Jahren Leben und 16 Jahren Selbstständigkeit macht. Dabei sind natürlich rechtliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen zu beachten, die für private Unterlagen anders sind als für gewerbliche. Im Zweifelsfall bewahre ich alles mindestens zehn Jahre in Papierform auf bzw. in der Form, in der ich es erhalten habe.
Ältere Sachen gehen entweder in den Schredder – für bis zu 120 Liter nimmt die Stadtreinigung in Hamburg aktuell 12 Euro dafür – oder werden nur extrem selektiert aufbewahrt. Manchmal reicht eine Seite mit Vertragsdaten, aber uralte Rechnungen dazu können weg. Oder aus einem Steuerordner reicht ein Beleg für genehmigte Fristverlängerungen und der Rest ist überflüssig.
So bin ich durch alle Ordner gegangen, die wir haben. Unfassbar, wie viel Papiermüll sich da über die Jahre angesammelt hat, weil wir den Platz dafür hatten. Nun kam mir dabei zupass, dass ich 2020 und 2021 durch die Lockdowns insgesamt über sechs Monate kaum außer Haus bei Kunden arbeiten durfte, so dass ich in Ruhe Zeit für diese Dinge hatte.
Im laufenden Betrieb hätte ich vielleicht keine Lust gehabt, mir die Zeit zu nehmen. Im Nachhinein kann ich aber sagen, dass es sich lohnt, die Zeit zu investieren, auch wenn sie aus Freizeit oder Überstunden stammt. Es macht das Arbeiten viel angenehmer und leichter!
Schubladen auf und alles raus zur Sichtung
Neben den Ordnern habe ich auch die Schubladen meines Rollcontainers und meinen Stiftebecher in zwei Schritten entmüllt. Dabei gilt das gleiche wie im Kleiderschrank und Haushalt: nicht reinschauen und entscheiden, was weg soll – sondern alles herausnehmen und entscheiden, was wieder hinein darf.
Dabei habe ich in der unteren Schublade des Rollcontainers Dinge gefunden, von deren Existenz ich keine Ahnung mehr hatte, weil ich die Schublade sonst nie ganz aufziehe und bis zum Ende hineinsehen kann. Klarsichtklebeband, Tintenpatronen und Tackerklammern brauche ich vermutlich in den nächsten zehn Jahren nicht mehr zu kaufen. Ja, selbst mir passiert so etwas offenbar.
Für den bereits vorher vorhandenen geschlossenen Schrank, in dem Ordner stehen, habe ich neue Schubladenboxen gekauft. Zum einen passten die alten nicht in den Schrank und ich wollte nichts mehr auf dem Schrank stehen haben. Zum anderen haben die neuen Schubladenboxen erheblich flachere Fächer, so dass ich mehr verschiedene Dinge darin aufbewahren kann, ohne sie in den Schubladen zu mixen.
Wenn ich im Sommer 2022 mal wieder einen genauen Blick in Schränke und Schubladen werfe, werde ich mit Sicherheit noch weiter reduzieren. Mit Minimalismus ist es wie mit Aufräumen: nach dem Aufräumen ist vor dem Aufräumen.
